Database system perhotelan merupakan aplikasi yang mempermudah front office dalam bekerja, menganalisa tamu-tamu dan memasukkan data-data reservasi sesuai dengan tanggal check-in dan outnya.
1.
Memasukkan
reservasi ke dalam system
Reservasi yang
kita terima terkadang berasal dari online booking dan juga ofline namun hal itu
tidak jadi masalah, semua data yang telah dimasukkah harus benar benar sesuai
dengan data yang kita terima, misalkan tanggal check-in, jumlah malam menginap,
jumlah harga yang harus dibayar, permintaan tamu selama menginap.
Data yang
dimasukkan harus benar bisa
dipertanggungjawabkan sesuai dengan data yang ada karena ini akan
menjadi masalah jika terjadi kesalahan sedikit saja, akan terjadinya
overbooking, maka data entry harus dimasukkan dengan teliti
2.
Menyimpan
data masukan ke database
Data entry harus
benar-benar dimasukkan dan sudah tersimpan sedangkan data yang berupa kertas
reservasi tersebut disimpan ke dalam banket list yang dibuat sesuai dengan
tanggal tamu akan datang menginap.
3.
Menchek-in
kan tamu ke dalam system
Setelah tamu
datang, maka saat ini kita memasukkan data registrasi yang telah kita miliki
untuk melengkapi data reservasi yang telah kita terima jauh-jauh hari dari
tamu, data entry tambahan dari tamu berupa ID card, Passport, Hotel Voucherm
Credit Card detail dan yang lainnya.
Saat anda
melakukan check-in di database maka secara otomatis database anda akan aktif
dengan menampilkan tamu inhouse sesuai dengan tanggal yang ada, memang begitu
sulit untuk menjelaskan semuanya dengan teori karena akan sulit untuk
dimengerti akan tetapi jika anda mempraktikkannya akan sangat mudah serasa anda
memuka kwaci dari kulitnya.
4.
Meminta
pembayaran kamar dan konsumsi tamu sewaktu menginap
Meminta pembayaran
kepada tamu baik itu pembayaran kamar,
restoran ataupun minibar, pembayaran bisa dilakukan dengan cash, credit card
dan juga pay pal. Terkadang banyak perhotelan menggunakan credit card block
sewaktu tamu datang sebagai antisipasi terhadap sesuatu yang tidak diinginkan
dibelakang hari.
5.
Setelah
pembayaran selesai maka waktunya untuk mencheck-outkan tamu dari system
Setelah semua
pembayaran selesai dan balance sudah menjadi nol maka tiba saatnya bagi kita
untuk mencheckoutkan tamu dari sistem kita sehingga kamar akan siap dijual
untuk tamu yang lain.
Proses entry yang
dilakukan ini dapat terjadi perbedaan tergantung pada tools atau software yang
digunakan oleh kita atau pihak perhotelan.
Demikian entry bahasan tentang Tata cara memasukkan tamu ke system semoga bermanfaat.